如何保持工作上的熱情 – (2):提高工作效率

看完part1(如何保持工作上的熱情 – (1):你先吃好吃的菜,還是難吃的?)之後,不知諸位看官有沒有發現通篇提到兩個最大的重點就是:

有效投資

創造正向循環

上一篇我們用考試作為例子,這是(身在台灣)大家都有的共同經驗,想必很好理解。唸書考試這檔事有點天份在,但工作上,很多時候是routine,也就是80/20法則,有80%的問題都是類似而且工作上會經常遇到的。這種問題如果沒有建立一套解決的邏輯,就會每次都被類似的的問題絆住腳。換句話說,對於80%工作上經常遇到的問題,都可以用既定的SOP解決,這樣才會快,才會有效率,多出來的時間,就是拿來應付那20%的不確定性,拿來投資自己讓自己具備更多解決問題的能力,這就是有效投資跟建立正向循環。

天才,就是放對地方的人,而成功,就是用對的方式做事情。

我不常推薦網路上那些「教你如何做事情」的文章,因為不同的人,不見得適用相同的方式,而且花在閱讀文章的時間,不如拿來好好思考生活中的盲點,想想自己到底是什麼樣的個性,適合什麼樣的方式。大多數的文章都在講一些我們本來就知道,只是做不到的事情。

不過這裏還是想提出幾點我覺得最實用的建議,千萬要記得,讀一百篇文章,都不如實際行動;如果有一件事情是你覺得重要的,那麼從現在開始改變自己吧:

  1. 兩分鐘法則:如果有一件事情可以在兩分鐘內完成,現在就做。因為你把它寫下來的時間,想著晚一點再做,或是計畫什麼時候去做,可能會花更多時間。
  2. 把要做的事情記下來:不管你是用便利貼、筆記本、手機或是找人提醒裡,總之別讓他在你的腦子裡佔空間 -> 那裏有更重要的事情要做!我自己試過最快最方便的方式還是用紙筆寫下來,手寫是任何一種app都無法抵擋的魔力,同時寫下來有助於你釐清哪些是真正重要的事情。你不會體會到手寫的魔力,直到你真正嘗試過。
  3. 別老是畫手機翻新fb跟你的信箱 -> trust me, there’s nothing there! 不要把看信箱當作是你一天裡的第一件事(當然,也不會是上臉書),也不要在晚上看他,試著一天只查三次,你會發現花在網路上的時間大大減少了,另外,試著把看過且不重要的信件刪掉,把每封郵件當然一個可完成的任務,他應該被完成/納入代辦事項/回覆/或是刪除。
  4. 蕃茄時間管理法:設定一段時間,建議是專注力最高的半小時,完成一件事情,這期間讓自己處於一個不受干擾的環境,管他是e-mail、Line、臉書還是簡訊,這時候應該只有緊急電話能夠打斷你。
  5. 番茄管理法的延伸,不要總是能被聯繫到,終極殺手鐧是把手機關靜音,你只有在想接電話的時候才需要接,或是回覆來電,你該保持自己的行程表和步調。

最後,當然別忘了,再怎麼有效率的大腦也需要休息,給自己一點喘息的空間,看看影集、找朋友聊天喝酒(不要自己喝悶酒),運動也是很好的方式,別太嚴肅,有時候創意總是藏在假期之間。

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